Wenn es so ist, dass die Leute im Wesentlichen miteinander reden wollen, dann sollte man das auch als Schwerpunkt sehen. Man muss deswegen nicht auf Vorträge verzichten. Vorträge sollten nicht zentral von einer Bühne aus gehalten werden.
Man mietet einen sehr großen Saal/Halle und bietet in der Mitte Sitzgelegenheiten, wo man auch essen und trinken kann, evtl. auch Sitzinseln. Es sollte ein einziger Seitenraum zur Verfügung stehen mit Mikrofon und Beamer.
Man begrenzt die Anzahl der Vorträge auf ein sinnvolles Maß. Es sollten nicht mehr Vorträge angeboten werden, als Zeitscheiben zu je einer Stunde vorhanden sind, bspw. fünf. Für jeden Referenten gibt es um die zentralen Sitzgelegenheiten herum so etwas wie einen kleinen Messestand. Drei verschiebbare Wände, ein Tisch und ein Stuhl reichen. Das ganze ist offen, so dass man von der Mitte aus immer Einblick hat. Und jeder Referent hat standardmäßig vor seiner Box auch Stühle. An den Wänden hängen Poster und/oder Text- oder Bildmaterial. Es wird ein 20-30 min Vortrag angeboten und die Uhrzeit angesagt. Der Referent selbst muss sich an seinem Stand nicht die Beine in den Bauch stehen sondern kommt nur zu seinem Vortrag zur Box.
Jeder kann somit nach dem Eintreffen einen kleinen Spaziergang machen und sich die Stände ansehen, entweder alleine oder in der Gruppe und sich ein Bild machen, was da angeboten wird. Kommen dann mehr Leute als Stühle da sind, geht man in den Seitenraum, ansonsten bleibt man an der Box. Nach dem Vortrag bleibt eine halbe Stunde für Diskussion zum Thema.
Somit ist alles an einem Platz und wenn einem ein Vortrag doch nicht gefällt, kann er wieder in die Mitte gehen. Aber alle bleiben im selben Saal und nichts zerfranst. Da keine zentralen Vorträge von der Bühne aus erfolgen, werden Gespräche in der Mitte nicht gestört.